La necessità di creare i presupposti nelle persone affinché le cose possano proseguire.

Indice

• Premessa
• Focus on progetto
• La trappola del primo (e unico) appuntamento
• Ipotesi e consigli operativi
• Conclusioni

Premessa

Tra le cose più frequenti che mi capitano ci sono le occasioni in cui, negli scambi con le persone che incontro durante le mie giornate, mi trovo a raccontare ciò di cui mi occupo o sono parte attiva in situazioni che prevedono io rappresenti i progetti che conduco o parte di essi.
Ultimamente ho preso grande consapevolezza dell’energia che investo nel “raccontare da zero” ogni singola volta, la mia attività o i motivi che mi portano ad essere presente nello specifico contesto.

A me fa sempre piacere raccontare, ma ho iniziato a farci caso, a notare le reazioni delle persone al racconto. Mi accorgo subito se gli interlocutori sanno con precisione chi sono e perché sono lì oppure se sia necessario ricontestualizzare totalmente la mia presenza.
Confesso che in alcuni casi io possa provare frustrazione sebbene sia sempre un’occasione per raccontare in modo preciso ciò che serve per l’occasione.

La questione può essere diversa in tutti quei casi in cui noi abbiamo un’aspettativa dall’incontro perché magari ci sono legati obiettivi di sviluppo. Ho quindi iniziato a comprendere come, soprattutto in caso di progetti complessi, sia rilevante che l’interlocutore che andiamo ad incontrare sia già “sul pezzo”, informato, “educato” all’incontro, ai temi e alle attività che si andranno a trattare.

Focus on progetto

Se utilizziamo l’opportunità di un incontro che riteniamo importante per orientarci a questo approccio, possiamo ottenere doppio valore da questo avvenimento.

Il primo è pensare a come e cosa possiamo fare per fare in modo che l’interlocutore, al momento dell’incontro, possa essere già pronto ad ascoltare ciò su cui noi vogliamo fare effettivamente luce.

Il secondo è aumentare le possibilità che l’incontro vada a buon fine, ovvero concretizzi lo scopo per cui lo abbiamo organizzato.

Davanti ad un appuntamento si tende a pensare a cosa dire, a prepararci all’incontro, difficilmente si pensa a come poter fare per preparare l’interlocutore.

Siccome ho sempre trovato scomodo e tortuoso affrontare appuntamenti lunghi e complessi, più cerchiamo i modi per circoscrivere il focus alle utilità che vogliamo raggiungere, maggiore sarà la possibilità di riuscirci.

Mai scontato il consiglio di avere chiaro prima l’obiettivo dell’incontro. Aggiungiamo quindi la nuova consapevolezza di fare in modo che anche per l’interlocutore possa essere presumibile o, quanto meno, che conosca i motivi per cui ci incontriamo.

Riprendo quindi il consiglio del progetto. Utilizzare un progetto ben definito di sport sociale per delineare molti confini della presentazione.

Siamo il progetto, incontriamo per parlare del progetto, il progetto ha queste caratteristiche, scopi e obiettivi. Soprattutto nei primi incontri, possiamo evitare di dare spazio a racconti fuorvianti come il nostro percorso formativo, le stelle al merito che abbiamo conquistato in battaglia o cose simili. Progetto, scopi, beneficiari, valore generato e condivisibile.

In questo senso ci possono essere molte azioni preparatorie, di educazione al progetto, che possiamo immaginare di fare.

La trappola del primo (e unico) appuntamento

Molto spesso capita che ci troviamo a raccontare il nostro progetto in un appuntamento da noi definito importante per le sorti dello sviluppo delle attività.

Abbiamo sicuramente delle aspettative, degli obiettivi, che quasi sempre sono alti perchè racchiudono anche il nostro carico emotivo positivo del desiderio che succeda quanto di meglio speriamo. Questo indipendentemente dalla situazione reale che stiamo per vivere come, ad esempio, che sia la prima volta che incontriamo l’interlocutore il quale, magari, occupandosi di tante altre cose, non ha mai sentito parlare del progetto.

Sebbene possa essere un appuntamento in cui ci dedicheranno molto tempo, sarà sempre insufficiente a:

• poter trasferire con estrema precisione tutte le informazioni utili,
• poter comprendere tutti i bisogni reciproci, perchè il nostro progetto deve poter rispondere ai bisogni delle persone che incontriamo
• dare il tempo affinché possa elaborare una risposta pronta ed esaustiva ai nostri bisogni,
• determinare percorsi operativi già chiari.

Scrivo queste cose perché mi trovo ancora oggi molto spesso in questa situazione, cerco quindi di migliorare e di concentrarmi su tutte quelle cose che, dipendendo da me, posso cambiare.

Negli anni mi sono fatto un elenco di buone prassi che cerco di rispettare prima di arrivare agli appuntamenti o nei contesti in cui avrò possibilità di parlare con le persone possibilmente interessate o funzionali allo sviluppo dei miei progetti di sport sociale.

Ipotesi e consigli operativi

L’obiettivo delle attività ed azioni “educative” è quello di integrare e/o anticipare le informazioni affinché gli interlocutori che, a vario titolo dovranno interagire con noi e il nostro progetto, abbiano le informazioni necessarie per poter decidere e scegliere coerentemente ai nostri obiettivi.

Immaginandoci in un incontro face to face, ho imparato quindi a fare domande in una fase iniziale per verificare cosa sanno le persone, cosa già conoscono e, soprattutto, come lo conoscono.

Ho raccolto e riprogettato i feedback degli incontri precedenti, creando una serie di strumenti e azioni pratiche che metto in atto soprattutto quando mi trovo davanti ad un interlocutore non sufficientemente “brieffato”.

Questo per anticipare che, capiterà che gli incontri ci lascino insoddisfatti. Rielaborare e attuare correttivi può essere un buono stimolo per dare senso all’incontro. In questa direzione andranno tutti gli accorgimenti funzionali a rendere sempre più pronti gli interlocutori.

Riporto qui un elenco di prassi e azioni che implemento ormai in modo organico e che considero “educative” rispetto alle informazioni sul progetto di sport sociale che desidero gli interlocutori abbiano ben chiaro quando mi incontrano:

• Branding: cerco sempre di esporre il brand che rappresento, il marchio del progetto, non solo durante l’appuntamento ma in altre circostanze e nelle mie attività di comunicazione;
• video educativi (qui il video di presentazione di Coach di Quartire): ho iniziato a realizzare video educativi, da inviare prima, da diffondere in comunicazione;
• presentazioni anticipatorie: mando prima una presentazione del progetto che, volendo, posso anche personalizzare per l’interlocutore;
• email introduttive con link: preparo una email che introduce l’incontro e rimanda ad approfondimenti “educativi” che magari servono ad approfondire l’argomento;
• possibili next step chiari: mi configuro e presento chiaramente i possibili next step, la statistica mi dice che al goal si arriva a fasi e quindi avere e condividere con chiarezza quale possa essere lo step successivo è utile;
• testimonianze: posso raccogliere e condividere testimonianze sul progetto di persone simili a chi sto incontrando;
• faq list consultabili: posso avere sul sito o in altre forme una una lista di FAQ a cui rimando prima dell’incontro.

Ecco altri spunti che, negli anni, soprattutto nell’ultimo periodo in cui sono prevalentemente coinvolto in scambi che riguardano lo sport sociale, hanno invece agito su una migliore consapevolezza nell’approccio agli scambi con l’esterno:

• abbassare le aspettative: sarebbe bello che ogni interlocutore entrasse immediatamente in risonanza con noi e con il progetto che rappresentiamo ma può essere difficile che questo avvenga. Forse è più probabile che, se ben strutturato il dialogo, dopo l’incontro con noi avrà una nuova predisposizione.
• resilienza e pronti a partire da capo: magari abbiamo appena terminato di raccontare il progetto ad un referente di un’organizzazione, siamo anche stati interrotti da disturbi esterni entra: il presidente o l’assessore… ricominciamo a raccontare.
• partire da cosa hanno compreso e allargare il significato. Ci piacerebbe già occuparci dell’argomento che ci sta a cuore perchè sappiamo quanto sia rilevante… ma mancano i presupposti perché gli interlocutori devono ancora comprendere lo step precedente: ripartiamo da lì, spieghiamo nuovamente i passaggi necessari.
• vivere tutto come un feedback per creare attività educativa: quando termino una telefonata, ricevo una email, finisco un incontro, può essere io sia poco soddisfatto. Mi aspettavo andasse diversamente oppure era solo il mio desiderio che potesse chiudersi in altro modo perché mi sono accorto che oggettivamente mancavano i presupposti. Oppure ho compreso come il mio modo di raccontare fosse troppo frettoloso o ho realizzato che mancassero importanti informazioni all’interlocutore che potevo trasferire… Ogni accadimento, riflessione, frustrazione, può essere rielaborata e utilizzata per una nuova progettazione delle future azioni educative.

Conclusioni

Io ho scelto di vivere tutto come un grande feedback, in questo modo ciò che può fare la differenza è la mia capacità di agire nuove azioni di riprogettazione. In questo la cura di aspetti di comunicazione dedicati all’educazione degli interlocutori è un buon investimento. Aiuta me e i progetti a trovare un percorso di attuazione più concreto. In questo modo riesco sempre a tenere su di me il punto dell’azione, a ricondurre a cose che io posso cambiare e determinare.

Il tema delle attività di “educational” sono al centro del percorso dello Stage di pratica che propongo a tutti coloro che mi chiedono supporto e consulenza per i loro progetti. Puoi scaricare a questo link l’approfondimento in cui spiego le modalità che ho preparato per affrontare insieme il percorso di Innovazione Sociale con i progetti di sport.